1.7 Collection Development Policy

Documents that comply with the policy of research archives collection development can be characterized as follows.

1. The document is related to the National Research Council of Thailand, has been created for over 25 years, and is the original copy that cannot be retrieved from anywhere else. They are also worth preserving for future research.
2. The document considered worthy for long term preservation may include:

- Document files that are evidence of important civic projects;

- Specifically selected documents (such as correspondence, chronological reports, related matters concerning situations, persons, places, projects and other matters) as evidence to the civic subjects that are kept as complete records, for instance, the factors that led to policy or operational changes, legal cases, or the matters that were in public attention;

- Analysis reports including research study, analysis and reports that were periodically posted by the internal departments;

- Minutes of meeting of Executive panels and other jurisdiction, such as NRCT Executive Board Meetings, NRCT General Meetings, National Research Panel Meetings, and etc.;

- Comments and legal interpretation, such as correspondence, memo of legal interpretations that might affect internal operation, and copy of legal references;

- Internal operation evaluations that eventually inspired the changes in operation policies;

- Regulations, commands, rules, procedures and civic operation guidelines;

- Documents related to organizational structure, such as organization chart and task description analysis;

- Descriptive summary, such as explanatory report, statistical report, seminar abstracts, executive summary about subject matters, or executive summary for press releases, etc.;

- Public relation documents, such as speech, discourse, disquisition and address to the press questions by the executives or PR representatives, interview transcriptions on radio, television or newspaper in the records of letters, audio, visual, etc.

- Selected background history and records, such as department history, veteran interviews;

- Audio visual materials, such as motion picture films, records, videos, maps and layout plan that were written for keeping record;

- Academic information, such as internal research reports, internal statistical reports, educational analysis, etc.;

- Other documents that have been assessed for archival values including literary archives (such as correspondence, letters of information, memos, commands, announcements, official enactments, statistics, minutes of meetings, government prints) and audio visual archives (such as photography, films, slides, records, videos, motion pictures, maps, layouts, plans, posters, microfilms, computer media) are to be categorized for self-scanning (confidential files) or outsourced scanning.

นโยบายการคัดเลือกและจัดหาเอกสารจดหมายเหตุการวิจัยไทย เป็น

1.เอกสารที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานการวิจัยแห่งชาติ ซึ่งมีอายุเกินกว่า 25 ปี และเป็นเอกสารต้นฉบับที่มีเพียงชิ้นเดียว ไม่สามารถหาได้จากที่อื่น เป็นเอกสารที่มีคุณค่าควรเก็บรักษาเพื่อการค้นคว้า

2.เอกสารที่ควรเก็บรักษาไว้ใช้งานในระยะยาว ได้แก่

-  แฟ้มเรื่องที่เป็นหลักฐานเกี่ยวกับโครงการที่สำคัญของส่วนราชการ

-  แฟ้มเฉพาะเรื่องที่คัดเลือกแล้ว ได้แก่ หนังสือโต้ตอบ บันทึกรายงานที่ออกตามระยะเวลา เรื่องที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ บุคคล สถานที่ โครงการ หรือเรื่องอื่นๆ ที่เป็นหลักฐาน       ในงานของส่วนราชการ และได้บันทึกไว้อย่างสมบูรณ์ เช่น ต้นเรื่องต่างๆ ที่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงนโยบาย หรือการดำเนินงานของส่วนราชการ  เรื่องที่เป็นคดีความทางกฎหมาย  เรื่องที่ได้รับความสนใจจากสื่อมวลชนอย่างกว้างขวาง

- รายงานการวิเคราะห์  ได้แก่ การศึกษาวิจัย การวิเคราะห์ รายงาน ที่ออกตามระยะเวลาที่หน่วยงานต่างๆ ในสังกัดจัดทำขึ้น

- เอกสารการประชุมคณะกรรมการและคณะทำงานต่างๆ เช่น เอกสารการประชุมคณะกรรมการบริหารสภาวิจัยแห่งชาติ เอกสารการประชุมสภาวิจัยแห่งชาติ เอกสาร             การประชุมสำนักงานคณะกรรมการวิจัยแห่งชาติ  เอกสารการประชุมคณะกรรมการ คณะอนุกรรมการคณะทำงาน เป็นต้น

- ความเห็นและการตีความทางกฎหมาย ได้แก่ หนังสือโต้ตอบ บันทึกที่เกี่ยวกับการตีความกฎหมายต่างๆ ที่มีผลโดยตรง หรือผลกระทบต่อการดำเนินงานของหน่วยงาน และสำเนากฎหมายต่างๆ ที่ส่วนงานเก็บไว้เพื่อความสะดวกในการอ้างอิง

- การประเมินผลการปฏิบัติงานภายในส่วนราชการเฉพาะส่วนการวิเคราะห์ที่เสนอแนะการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญทางด้านนโยบายการดำเนินงาน

- ระเบียบ คำสั่ง ข้อปฏิบัติ วิธีปฏิบัติ และคู่มือปฏิบัติของส่วนราชการ

- เอกสารเกี่ยวกับการจัดส่วนงาน เช่นผังการแบ่งส่วนงาน และการศึกษาวิเคราะห์การแบ่งส่วนงานใหม่

- เอกสารการบรรยายสรุป เช่นเอกสารรายงานเชิงพรรณนา เชิงสถิติ และสรุปย่อที่ใช้ในการบรรยาย การสรุปเสนอผู้บริหารที่เกี่ยวกับปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้น หรือสรุปสำหรับผู้บริหารในการเสนอข่าวแก่สื่อมวลชน เป็นต้น

- เอกสารการประชาสัมพันธ์เช่น สุนทรพจน์ คำปราศรัย คำชี้แจงและคำตอบข้อซักถามของสื่อมวลชนของผู้บริหาร และหน่วยงานประชาสัมพันธ์ คำสัมภาษณ์ทางวิทยุ โทรทัศน์ หรือหนังสือพิมพ์ ให้จัดเก็บไว้ตลอดไป ทั้งตัวอักษร เทปบันทึกเสียง วีดิทัศน์ ฯลฯ

- ประวัติส่วนงานและเอกสารที่เป็นภูมิหลังที่คัดเลือกแล้ว เช่น ประวัติความเป็นมาของส่วนราชการ คำสัมภาษณ์อดีตข้าราชการ

- โสตทัศนวัสดุ เช่น ภาพถ่ายฟิล์มภาพยนตร์(Motion picture film)เทปบันทึกเสียง วีดิทัศน์ แผนที่แผนผังและแบบแปลนที่หน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อบันทึกเหตุการณ์

-  ข้อมูลทางวิชาการ เช่น รายงานการวิจัยของหน่วยงาน รายงานเชิงสถิติของหน่วยงาน ข้อมูลทางการศึกษาวิเคราะห์งานที่ส่วนราชการรับผิดชอบ เป็นต้น

-  การคัดเลือกเอกสารจดหมายเหตุ วช. หลังจากประเมินคุณค่าเนื้อหาเอกสารสำคัญที่ต้องจัดเก็บ เพื่อเป็นเอกสารจดหมายเหตุ วช. ได้แก่ เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษรเช่นหนังสือโต้ตอบ ใบบอก บันทึกข้อความ คำสั่ง ประกาศ พระราชบัญญัติ สถิติ รายงานการประชุมสิ่งพิมพ์รัฐบาล เป็นต้น และเอกสารจดหมายเหตุประเภทโสตทัศนจดหมายเหตุ เช่น ภาพถ่าย ฟิล์ม (Film)สไลด์  (Slide)แถบบันทึกเสียง แถบวีดิทัศน์ ภาพยนตร์ แผนที่ แผนผัง แบบแปลน โปสเตอร์ (Poster) ไมโครฟิล์ม (Microfilm)สื่อคอมพิวเตอร์ (Computer media) เป็นต้น ให้คัดแยกเอกสารเป็น 2 ส่วน คือ เอกสารที่จะสแกน(Scan) เอง (เอกสารปกปิด) และเอกสารที่จะจ้างสแกน(Scan)